Bawaslu Blora Gelar Pelatihan Tata Kelola Arsip untuk Tingkatkan Efisiensi dan Akuntabilitas

Blora — Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Blora menggelar Pelatihan Tata Kelola Arsip di Kantor Bawaslu Blora, Rabu (16/10). Kegiatan ini diikuti oleh jajaran sekretariat dengan tujuan meningkatkan kompetensi pengelolaan arsip yang efektif, efisien, dan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dalam kegiatan tersebut, Bawaslu Blora menghadirkan narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Blora, yakni Kepala Bidang Kearsipan Gartini, S.Sos., M.A., dan Agustinus Muning Suprihadi, Arsiparis Ahli Madya.

Gartini dalam paparannya menekankan pentingnya digitalisasi arsip sebagai langkah menuju tata kelola pemerintahan yang modern dan transparan.

“Digitalisasi arsip memiliki beberapa manfaat penting,” ujarnya.

“Pertama, efisiensi akses dan pelayanan yang memudahkan pencarian serta pemanfaatan arsip secara cepat dan tepat waktu. Kedua, keamanan dan backup data yang memungkinkan tersedianya salinan digital apabila arsip asli rusak atau hilang. Ketiga, mendukung Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) dan tata kelola pemerintahan modern yang akuntabel. Keempat, penghematan ruang dan biaya penyimpanan arsip fisik dalam jangka panjang.”

Sementara itu, Agustinus Muning Suprihadi menyoroti pentingnya pemahaman terhadap klasifikasi arsip sebagaimana diatur dalam Peraturan Bawaslu Nomor 11 Tahun 2020.

Menurutnya, klasifikasi arsip merupakan pola pengaturan arsip secara berjenjang berdasarkan fungsi dan tugas instansi, yang terbagi menjadi dua kategori utama, yaitu arsip substantif dan arsip fasilitatif.

Arsip substantif mencakup bidang: Pengawasan Pemilu (PM), Penanganan Pelanggaran dan Sengketa Pemilu (PP),Penyelesaian Sengketa (PS).

Sedangkan arsip fasilitatif meliputi berbagai bidang, antara lain: Perencanaan (PR), Organisasi dan Tata Laksana (OT), Persuratan dan Kearsipan (KA), Keuangan (KU), Perlengkapan (PL), Hukum (HK), Hubungan Masyarakat (HM), Kepegawaian (KP), Ketatausahaan (RT), Teknologi Informasi (TI).

Melalui pelatihan ini, Bawaslu Blora berharap tata kelola arsip di lingkungan sekretariat semakin tertib, efisien. Lebih lanjut, ia juga menekankan pentingnya membedakan antara arsip dinamis dan arsip statis.

“Arsip dinamis digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu, sedangkan arsip statis memiliki nilai kesejarahan, telah habis masa simpannya, dan ditetapkan untuk disimpan secara permanen oleh lembaga kearsipan,” terang Agustinus.

Melalui pelatihan ini, diharapkan Bawaslu Blora dapat meningkatkan kapasitas pengelolaan arsip sebagai bagian dari upaya mewujudkan sistem kerja yang efektif, tertib administrasi, serta mendukung transformasi menuju pengelolaan arsip tanpa kertas (paperless).